Meestal stel je jouw inschrijvingsgroepen zo in dat enkel leden met een bepaalde leeftijd kunnen inschrijven. Je kan ook andere beperkingen toevoegen, bv. enkel leden laten inschrijven die vorig jaar ook ingeschreven waren voor groep X.

Soms wil je een uitzondering maken voor een lid, bijvoorbeeld een ouder lid toelaten om toch in een jongere groep mee te doen.

Hiervoor kan je gebruik maken van wachtlijsten en uitnodigingen:

1. Lid zit al in het systeem

Verplaatst het lid op de wachtlijst voor de groep waarvoor het normaal niet kan inschrijven. Dat kan door op het lid te klikken en daar rechtermuisknop op te klikken → inschrijven voor → wachtlijst van → naam van jouw groep. Daarna geef je toelating om in te schrijven.

2. Lid is nog niet bekend in het systeem

Wil je een lid toelaten om in te schrijven, maar zit het nog niet in het systeem. Dan navigeer je gewoon rechtstreeks naar de groep in Stamhoofd, en kan je daar bovenaan een nieuw lid toevoegen. Héél belangrijk is dat je hier de naam, achternaam en geboortedatum correct invult. De e-mailadressen van de ouders zijn aan te raden, maar niet verplicht. Als een ouder daarna het lid probeert in te schrijven, zal Stamhoofd automatisch het lid herkennen op basis van de naam en de geboortedatum, en zal dus ook jouw uitnodiging meteen gekoppeld worden.

Zorg dat je het lid inschrijft voor een wachtlijst en niet voor de groep zelf. Of je kan het daarna nog verplaatsen naar de wachtlijst (let dan wel op automatische aanrekeningen van lidgeld in het tabblad "Rekening" als je het lid in Stamhoofd open klikt).

Nadat je het lid hebt toegevoegd aan de wachtlijst moet je het ook eerst nog expliciet toestemming geven om in te schrijven (via de knop bovenaan, of rechtermuisknop -> Toelaten om in te schrijven).

Voorbeeld ledenportaal

Als de ouders of het lid daarna naar het ledenportaal gaat, zullen ze meteen kunnen inschrijven: