Wat is er nieuw?

Stamhoofd ondersteunt vandaag 1.054 verenigingen in hun digitalisatie. Dat is veel meer dan we ooit hadden durven dromen, en soms is dat moeilijk te vatten. Toen ik (Simon 👋) startte, twijfelde ik echt aan de haalbaarheid van het idee om specifieke software voor verenigingen te ontwikkelen. Ondertussen werk ik (en vanaf juli ook mijn broer) fulltime aan Stamhoofd, en dat open-source en zonder externe financiering. Het is een hele eer om dit te mogen doen. Nu is het tijd voor onze volgende grote stap: een belangrijke samenwerking met KSA, één van de grootste jeugdbewegingen in Vlaanderen.

Alle 260 KSA-groepen zullen in september overschakelen op een nieuw ledenadministratiesysteem dat het huidige Digit zal vervangen: Stamhoofd, maar dan in een KSA-jasje. Bovendien krijgen alle KSA-groepen gratis toegang tot eigen webshops en ticketverkoop via dit nieuwe platform, dat op een gescheiden infrastructuur draait zonder gedeelde gegevens, en met behoud van hetzelfde hoge niveau van gebruiksvriendelijkheid en functionaliteiten.

Nieuwe functies, zoals een geïntegreerde activiteitenkalender of de nieuwe KSA-app, zullen de communicatie binnen groepen stroomlijnen en het voor ouders gemakkelijker maken om belangrijke gegevens bij elke inschrijving na te kijken. Verouderde e-mailadressen en telefoonnummers zijn dan verleden tijd. Gevoelige gegevens worden beschermd met een uitgebreider rechten- en rollensysteem, wat de privacy en veiligheid van alle leden waarborgt.

De visie van Stamhoofd is altijd geweest om verenigingen op een betaalbare manier te ondersteunen in hun digitalisatie via een kwalitatief en gebruiksvriendelijk systeem. Met deze samenwerking gaan we een stapje verder richting koepelorganisaties, waardoor we onze impact ook echt kunnen vergroten. Ook beroepskrachten van de koepel krijgen toegang tot gebruiksvriendelijke tools die hun workflows verbeteren, zoals een integratie met het boekhoudsysteem en online betaalmogelijkheden voor het betalen van facturen. Dit is echt een grote stap in de digitalisatie van verenigingen en we hopen om in de toekomst ook nog andere koepelorganisaties te betrekken in dit verhaal.

Zonder alle verenigingen die ons de afgelopen jaren hun vertrouwen hebben gegeven, was dit niet mogelijk geweest. Dankzij jullie staan we waar we nu staan. Samen brengen we België een stap dichter bij een kwalitatief hoogstaand, betaalbaar en eerlijk digitaal platform dat voor alle verenigingen vrij toegankelijk is.

Overschakeling van KSA-groepen naar het nieuwe platform

Ledenadministratie

Het systeem van KSA zal volledig afzonderlijk van Stamhoofd draaien, dat wil zeggen dat we geen gegevens gaan kunnen overzetten van je bestaande Stamhoofd vereniging naar het nieuwe platform van KSA. Het grote voordeel voor groepen is dat je vanaf september alles in één systeem zal kunnen regelen en niet langer ook nog eens alle gegevens zal moeten overzetten in Digit. Tot september moet je dat wel nog blijven doen.

Je Stamhoofd account blijft behouden, je kan het ook nog even blijven gebruiken. Het kan bijvoorbeeld dat je nog inschrijvingen voor kampen verzamelt via Stamhoofd: dat blijf je best nog even met Stamhoofd regelen tot september. Wil je ook al voor september inschrijvingen verzamelen? Ook dan moet je nog Stamhoofd gebruiken tot het nieuwe systeem beschikbaar is. Dat doe je dus op de oude manier waarbij je er nog steeds voor zorgt dat alle gegevens ook in Digit belanden.

Vanaf september zal de vervanger van Digit beschikbaar worden. Dan kan je je inschrijvingsflow overschakelen op het ledenportaal van KSA en je Stamhoofd ledenportaal afsluiten zodra je alle leden die nog ontbraken in Digit ook in het nieuwe systeem hebt aangevuld. Alle gegevens van Digit zullen worden overgenomen in het nieuwe systeem. Gegevens van Stamhoofd zelf worden dus niet overgezet. Je kan deze wel zelf manueel overzetten door alle extra gegevens (bv. uit je eigen vragenlijsten, zoals allergieën) te exporteren naar Excel in Stamhoofd en vervolgens te importeren in het nieuwe systeem. Daarbij is het belangrijk dat de naam en geboortedatum van leden overeenkomt met die uit Digit - dan kunnen we de gegevens netjes aanvullen.

Wachtwoorden van accounts kunnen niet worden overgezet. Ouders zullen dus een nieuw account moeten aanmaken in het nieuwe systeem. Als ze daar een account aanmaken op het e-mailadres dat jullie ook in Digit hadden ingegeven, zullen ze aan alle gegevens en inschrijvingen kunnen. Je kan hen hier best in september over informeren via het nieuwe systeem. Daarin zal je hen (net zoals in Stamhoofd) een e-mail kunnen sturen met een knop om automatisch in te loggen op het juiste e-mailadres.

De link naar jouw ledenportaal zal in het nieuwe systeem veranderen naar een gemeenschappelijk ledenportaal voor alle KSA-groepen. Je kan de knoppen en links op je website en social media aanpassen naar die (nog aan te kondigen) nieuwe link vanaf september. De link naar jouw bestaande ledenportaal blijft behouden en moet je zelf afsluiten door alle inschrijvingen daarop uit te schakelen.

Op die manier heb je al een overzicht van hoe de overschakeling in grote lijnen zal verlopen. In aanloop naar de overgang ontvang je van KSA Nationaal en Stamhoofd nog meer informatie over het nieuwe platform. Je kan ons hierover ook altijd vragen stellen via hallo@stamhoofd.be

Webshops en ticketverkoop

De overschakeling van webshops verloopt op dezelfde manier. Alle KSA-groepen krijgen gratis toegang tot het webshop en ticketverkoop systeem op het nieuwe platform van KSA Nationaal. Je huidige verkopen kan je eventueel nog afronden in Stamhoofd als die zouden overlappen met de overschakeling. We gaan gegevens niet meteen automatisch wissen: je kan je webshops dus rustig overzetten naar het nieuwe systeem. Een automatische overzetting van webshops of bestellingen is niet mogelijk.

Terugbetalingen

KSA Nationaal zal het nieuwe systeem aan alle KSA groepen, net zoals Digit, uiteraard gratis beschikbaar stellen - dus ook de webshops. Maar er zijn natuurlijk ongeveer 90 KSA-groepen die Stamhoofd al gebruikten.

Daarom voorziet Stamhoofd zelf ook de nodige terugbetalingen als je Stamhoofd als KSA-groep recent hebt aangekocht, maar niet ten volle zal kunnen gebruiken.

• De ledenadministratie zal (gedeeltelijk) terugbetaald worden als je Stamhoofd hebt aangekocht of verlengd op of na 1 november 2023. Op basis van het aantal maanden dat je het hebt gebruikt. Als je het systeem nog niet hebt gebruikt ontvang je een volledige terugbetaling. Heb je het systeem enkel gebruikt voor bijvoorbeeld de kampinschrijvingen, dan betaal je enkel voor de maanden van het moment van aankoop tot 31 augustus. Had je het dus op 1 mei aangekocht, dan betaal je 4/12, of 1/3 van de normale prijs - en ontvang je een terugbetaling van 2/3 van het totale aangerekende bedrag.
• Verloopt je ledenadministratie pakket in de komende maanden? Dan kunnen we je pakket gratis nog even verlengen zodat je de toegang behoudt tijdens de overgang. Stuur ons daarvoor ook een e-mail.
• Het jaarlijkse webshops pakket van 59 euro zal gedeeltelijk worden terugbetaald op basis van het aantal verkopen dat je uiteindelijk hebt georganiseerd. Heb je sinds je laatste verlenging of aankoop van het pakket slechts één evenement of webshop gebruikt, dan ontvang je een terugbetaling van 20 euro exclusief BTW. Bij meer evenementen of webshops ontvang je geen terugbetaling.
• Eventueel tegoed dat je hebt opgespaard in Stamhoofd zal niet worden uitbetaald tenzij je het tegoed had gekregen als een vorm van terugbetaling omdat je bijvoorbeeld in het verleden per ongeluk het foute pakket had aangekocht.

Kom je in aanmerking voor een terugbetaling, stuur ons dan een e-mail op hallo@stamhoofd.be, met wat uitleg over onder welke van bovenstaande regelgeving je valt, samen met het rekeningnummer waarop we jullie kunnen terugbetalen. Na controle ontvang je dan een terugbetaling tussen september en oktober op jullie rekening.

Eén of meerdere plaatsjes verkopen op tickets aan sponsors? Grotere QR-codes op afgedrukte tickets? Jouw logo op tickets? Check, check, check! ✅

Stel je sponsors nu in, of bekijk een voorbeeld van je tickets via de instellingen van je webshop → Tekst, uiterlijk en externe links (helemaal onderaan).

Vanaf nu kan je per keuzeoptie bij je artikels op je webshop een voorraad instellen. Op die manier kan je je webshop een pak overzichtelijker maken en hoef je niet langer meerdere artikels toe te voegen om hetzelfde te bereiken.

Zetelselectie is een functionaliteit waar heel veel naar werd gevraagd. Vanaf nu is deze voor iedereen beschikbaar.

Dit is een ideaal moment om verenigingen die je kent of waar je nog in actief bent te overtuigen om ook Stamhoofd te gebruiken. Een heel pak nieuwe soorten verenigingen (dansscholen, toneelverenigingen, muziek...) kunnen nu namelijk overschakelen van hun huidige ticketprovider naar Stamhoofd. Dan besparen ze niet alleen hopen geld, maar jouw vereniging kan ook tegoed verdienen door hen door te verwijzen. Gebruik daarvoor de link die je kan terugvinden in de Stamhoofd instellingen → 'Vertel Stamhoofd door aan andere verenigingen'.

We begrijpen het. Soms kan de extra kost die je voor digitalisatie betaalt moeilijk te verteren zijn. Zeker als het gaat over online betalingen.

Soms kan een vereniging beslissen om die kosten toch door te rekenen. Dat was tot nu toe niet mogelijk, tenzij je de prijzen van je artikels of inschrijvingen omhoog haalde. Om die kost nu apart te verrekenen, introduceren we nu administratiekosten. Je stelt ze zelf in onderaan waar je de betaalmethodes instelt, en ze worden per betaling aangerekend aan bestellers op jullie webshop of voor leden (apart in te stellen). Het is niet mogelijk om de administratiekost te laten afhangen van de gekozen betaalmethode, dat is wettelijk gezien niet helemaal toegestaan. In principe mag je ook de transactiekosten niet vermommen als administratiekosten, dus zorg dat je wel op één of andere manier kan verantwoorden waarom je administratiekosten vraagt. Dat kan bijvoorbeeld zijn om de kost van Stamhoofd te recupereren en/of om de tijd die jullie bezig zijn met het verwerken van de bestellingen/inschrijvingen te verrekenen.

Er zijn nieuwe rechten die je kan toekennen aan beheerders. Zo kan je hen enkel toegang geven tot het scannen van tickets, of kan je hen automatisch toegang geven tot een volledige inschrijvingscategorie.

We maakten ook enkele aanpassingen aan het uiterlijk van Stamhoofd waardoor je nu ook onderdelen uit het menu kan dicht klappen, en meer mogelijkheden hebt om alle leden tegelijk te bekijken.

Een update naar de laatste versie van de app is noodzakelijk om de nieuwe beheerdersfuncties correct te laten werken.

Dit is een functie waar de financieel verantwoordelijken of penningmeesters waarschijnlijk héél blij mee zullen zijn. Vanaf nu kan je in Stamhoofd alle betalingen exporteren, inclusief de uitbetalingsinformatie voor Stripe en Mollie (Payconiq uitbetalingen zijn altijd één op één, en bij Buckaroo hebben we die informatie niet beschikbaar via een API).

Zo zie je in één oogopslag op welke rekeningen de inkomsten voor een bepaalde webshop zijn terecht gekomen, of hoeveel euro er via overschrijving betaald werd voor een bepaalde inschrijvingsgroep.

Bij Stripe tonen we nu ook de transactiekosten in die export, en bij het openen van gelijk welke betaling ergens in Stamhoofd.

Omdat dit een nieuwe functie is met behoorlijk wat verantwoordelijkheid, is dit ook gekoppeld aan een nieuwe beheerdersfunctie in Stamhoofd. Hoofdbeheerders hebben automatisch toegang, maar andere beheerders zal je eerst toegang moeten geven.

Via de 'Documenten' knop in het menu kan je vanaf nu ook deelname, betaling en/of inschrijvings attesten aanmaken.

In het nieuwe overzicht voor inschrijvingsgroepen is het gemakkelijker om bepaalde instellingen terug te vinden, maar ook om de wachtlijst of leden uit de vorige inschrijvingsperiode terug te vinden. Via de vernieuwde instellingen kan je nu ook de bevestigingsemail wijzigen voor leden

Er is nu ook een nieuwe manier om een nieuw werkjaar te beginnen. Je kan je groepen nu ofwel archiveren ofwel start je een nieuwe inschrijvingsperiode. Archiveren is ideaal voor eenmalige activiteiten. In de toekomst maakt het nieuwe overzicht nog enkele andere functies mogelijk.

Vanaf nu kan je een ander logo of kleur instellen per webshop. Daarnaast kan je jouw webshop ook in donkere modus beschikbaar maken.

Formulieren worden vanaf nu indien mogelijk op de startpagina getoond, je kan het formulier of de artikels naast de beschrijving tonen. Het is ook mogelijk om het winkelmandje uit te schakelen.

Het is nu ook mogelijk om de beschrijving van jouw webshop op te maken met titels, vetgedrukte tekst, links, ...